ایمیل سازمانی چیست؟ چگونه ایمیل سازمانی بسازیم؟

ایمیل سازمانی چیست و چرا مهم است؟ ایمیل سازمانی چه کاربردی دارد؟چطور ایمیل سازمانی بسازیم؟ ایمیل سرور سازمانی چیست و چه نقشی در کسب و کار ما خواهد داشت؟ ممکن است شما نیز در طول کار خود با این سوالات مواجه شده باشید باید به شما بگوییم که  مهم نیست که کسب‌وکار شما چقدر بزرگ یا کوچک باشد؛ زیرا درهرصورت هر شرکتی به ایمیل حرفه‌ای نیاز دارد. داشتن ایمیل سازمانی یا تجاری باعث می‌شود نام تجاری شما حرفه‌ای‌تر و معتبرتر و قانونی‌تر به‌نظر برسد. در این مقاله از وبلاگ چنار خیام ، به تمام سوالات شما با دقت پاسخ می دهیم تا پایان با ما همراه باشید.

ایمیل سازمانی چیست؟

ایمیل سازمانی، یک سرویس ایمیل اختصاصی برای برقراری ارتباطات در کسب و کار است که بر روی دامنه و هاست شما قرار می‌گیرد. این نوع ایمیل در مقابل ایمیل شخصی که به صورت name@gmail.com نمایش داده می‌شود، به صورت info@companyname.com نمایش داده می‌شود. به عبارت دیگر، به جای کلمه جیمیل یا یاهو بعد از @، نام برند شما نوشته می‌شود. مهمترین ویژگی سرویس ایمیل سازمانی، این است که بصورت اختصاصی برای یک سازمان راه‌اندازی شده و مدیریت آن در اختیار همان سازمان قرار دارد. یعنی تمامی حساب‌هاری کاربری آن توسط خود سازمان تعریف شده و کلیه سیاست‌های امنیتی و ملاحظات ارتباطی سازمان در آن رعایت شده است. دلیل این که شرکت‌ها و سازمان‌ها بجای استفاده از  سرویس ایمیل رایگان، بر راه‌اندازی سرویس ایمیل سازمانی  خود تاکید دارند، همین مسئله کنترل و مدیریت کاربران است. سازمان امکان استفاده از ایمیل سازمانی را به کارکنان خود محدود می‌کند و هیچ شخصی خارج از سازمان و بدون اطلاع مدیران سازمان نمی‌تواند در سرویس ایمیل سازمانی برای خود ایمیلی ایجاد کند.

ایمیل سازمانی چه ویژگی هایی دارد؟

کنترل و مدیریت کامل

حساب‌های کاربری: برخلاف سرویس‌های ایمیل عمومی، در ایمیل سازمانی، تمام حساب‌های کاربری توسط خود سازمان تعریف و مدیریت می‌شوند. این امر، کنترل کاملی بر دسترسی‌ها و فعالیت‌های کاربران در اختیار سازمان قرار می‌دهد.

امنیت و حریم خصوصی:  با توجه به میزبانی اختصاصی ایمیل سازمانی، امنیت و حریم خصوصی اطلاعات به طور کامل حفظ می‌شود.

سیاست‌های سازمانی:  امکان اعمال سیاست‌های امنیتی و فیلترینگ دلخواه، ضامن محیطی امن و قابل اعتماد برای تبادل اطلاعات در سازمان خواهد بود.

هویت سازمانی قوی

آدرس‌های ایمیل اختصاصی:  با استفاده از دامنه‌های متعلق به سازمان، هویت و برند سازمان در آدرس‌های ایمیل کارکنان (مانند user@business.com)  نمود پیدا می‌کند.

ایجاد و مدیریت چندین دامنه:  امکان استفاده از بیش از یک دامنه در سرویس ایمیل سازمانی، انعطاف‌پذیری و تناسب با ساختارهای سازمانی پیچیده را فراهم می‌کند.

ابزارهای تخصصی برای تعاملات موثر:

تقویم سازمانی:  برنامه‌ریزی و مدیریت جلسات، رویدادها و وظایف به صورت گروهی و هماهنگ.

فضای ذخیره‌سازی:  اشتراک‌گذاری و مدیریت اسناد و فایل‌ها در فضایی امن و اختصاصی.

ابزارهای تعاملی:  امکاناتی نظیر چت، نظرسنجی و گروه‌های بحث برای تسهیل تبادل نظر و ایده‌ها.

مزایای فراتر از انتظار:

به اشتراک گذاری پوشه پیام‌ها:  تسهیل همکاری و گردش اطلاعات در تیم‌های کاری.

سازماندهی و مرتب‌سازی خودکار:  مدیریت آسان و سریع حجم انبوه ایمیل‌ها.

مدیریت زمان:  برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی وظایف، جلسات و رویدادها.

مدیریت مخاطبان:  ایجاد و مدیریت لیست‌های مخاطبان به تفکیک گروه‌ها و دپارتمان‌ها.

فضای ابری:  ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری امن فایل‌ها و اسناد سازمانی.

ثبت و مدیریت وظایف:  پیگیری و ساماندهی وظایف فردی و گروهی.

ایمیل سازمانی، با یکپارچه‌سازی این ابزارها و امکانات، تجربه‌ای کارآمد و اثربخش از ارتباطات سازمانی را رقم می‌زند. افزایش بهره‌وری، ارتقای سطح تعاملات، تقویت هویت برند و حفظ امنیت اطلاعات، تنها بخشی از دستاوردهای به‌کارگیری این سامانه قدرتمند در سازمان‌ها خواهد بود. در دنیای امروز، ایمیل سازمانی نه یک انتخاب، بلکه یک ضرورت برای هر سازمان پویا و پیشرو محسوب می‌شود.

مراحل ساخت ایمیل سازمانی

انتخاب سرویس ایمیل سازمانی

نیازهای خود را مشخص کنید: تعداد کاربران، فضای ذخیره‌سازی مورد نیاز، ابزارهای جانبی و …

سرویس‌های مختلف را بررسی کنید: قیمت، امکانات، پشتیبانی و …

سرویس مناسب خود را انتخاب کنید: با توجه به نیازها و بودجه خود، بهترین گزینه را انتخاب کنید.

ثبت دامنه 

نام دامنه دلخواه خود را انتخاب کنید: نامی مرتبط با برند و فعالیت سازمان شما.

دامنه را از طریق یک شرکت ثبت دامنه ثبت کنید: دامنه‌های .com، .ir و …

تنظیم سرویس ایمیل:

به پنل کاربری سرویس ایمیل خود وارد شوید.

دامنه خود را به سرویس ایمیل متصل کنید.

حساب‌های کاربری را برای کاربران خود ایجاد کنید.

تنظیمات دلخواه خود را اعمال کنید: امضای ایمیل، فیلترها، قوانین و …

آموزش کاربران

راهنمای استفاده از ایمیل سازمانی را به کاربران خود ارائه دهید.

در صورت نیاز، جلسات آموزشی برگزار کنید.

مراحل اضافی

ایجاد لیست‌های توزیع: برای ارسال ایمیل به گروه‌های خاص از کاربران.

تنظیم پاسخ خودکار: برای زمانی که در دسترس نیستید.

استفاده از ابزارهای جانبی: تقویم، فضای ذخیره‌سازی، چت و …

نکات مهم 

امنیت ایمیل خود را جدی بگیرید: از رمز عبور قوی استفاده کنید و احراز هویت دو مرحله‌ای را فعال کنید.

از فضای ذخیره‌سازی خود به طور بهینه استفاده کنید: از ایمیل برای ارسال فایل‌های حجیم استفاده نکنید.

پشتیبان‌گیری منظم انجام دهید: از اطلاعات خود در برابر خطرات احتمالی محافظت کنید.

با دنبال کردن این مراحل، می‌توانید به طور کامل ایمیل سازمانی خود راه‌اندازی و از مزایای آن بهره‌مند شوید.

آموزش ساخت ایمیل سازمانی در سی پنل و دایرکت ادمین 

وارد حساب هاست خود شوید.

سپس به بخش Email بروید.

روی Add Email کلیک کنید.

آدرس ایمیل و رمزعبور خود را وارد کنید.

روی Create Account کلیک کنید.

دایرکت ادمین 

وارد حساب هاست خود شوید.

روی Email Accounts کلیک کنید.

روی Create Mail Account کلیک کنید.

آدرس ایمیل و رمزعبور خود را وارد کنید.

«۴۰۰۰» را در قسمت Email Quota وارد کنید.

روی دکمه Create کلیک کنید.

سؤالات متداول

 کدام ایمیل برای ایمیل تجاری بهترین است؟

Google Workspace برای کسب‌و‌کارهای کوچک و Microsoft 365 برای تیم‌های بزرگ مناسب است. در حالیکه Zoho Workplace برای کسب‌و‌کارهایی با رشد بلند‌مدت و تعداد ایمیل بالا در روز گزینه‌ای عالی به‌شمار می‌رود.

 آیا ایمیل تجاری رایگان است؟

بله، شما می‌توانید آدرس ایمیل حرفه‌ای را به‌رایگان ایجاد کنید. با‌این‌حال، همچنان برای ثبت‌نام دامنه ایمیل تجاری باید هزینه کنید. شایان ذکر است ثبت‌نام دامنه و سرویس میزبانی ایمیل رایگان همراه با بسته میزبانی وب ارائه می‌شود.

 چگونه با Google Workspace آدرس ایمیل سازمانی رایگان دریافت کنیم؟

نام دامنه دریافت کنید.

به Google Workspace بروید و طرح بخرید.

Admin Console خود را از صفحه اصلی Google Workspace تنظیم کنید.

دامنه خود را تأیید کنید.

آدرس ایمیل کسب‌و‌کار خود را ایجاد کنید.